Как провести результативное совещание

Успешное развитие компании без проведения совещаний и планерок невозможно. Цель каждого совещания достижение решения определенных задач. Каждому руководителю необходимо научится правильно проводить совещания. И требовать это от своих подчиненных.  

Небольшой стресс увеличивает эффективность работы, используйте это при проведении совещания.

Об это хорошо говорит психологический закон Йеркса-Додсона, который  устанавливает эту взаимосвязь. Небольшая доза стресса помогает увеличить эффективность работы. Без небольшой доли стресса продуктивность постепенно снижается до минимума как и в случае чрезмерного стресса.

Быстрые совещания поддерживают рабочий темп. При этом жесткая регламентация времени проведения и выступлений каждого участника привносит необходимую дозу полезного стресса и держит участников в тонусе. Ведите фиксацию выступлений и в целом рабочей встречи.

Проведите тщательный анализ проводимых совещаний, найдите неэффективные места, которые можно опустить и довести в частном порядке

Оцените эффективность совещательных процессов. Для этого честно ответьте на вопросы, которые приведены ниже. Если вы ответили отрицательно на 1–5 вопросов из 15, эффективность ваших совещаний высокая, но ее можно увеличить. Если ответили отрицательно на 7–9 вопросов, эффективность совещаний на среднем уровне. Если же ответили отрицательно на 10–13 вопросов, вы зря тратите время — свое личное и сотрудников.

1. По всем ли вопросам вы успеваете принять решения на совещании?

2. Отправляете ли вы информационные материалы до совещания?

3. Отвечают ли сотрудники на звонки и SMS во время совещания?

4. Участвуют ли в совещании лица, принимающие решения, а также непосредственные исполнители?

5. Ограничиваете ли вы время для диалогов и монологов на совещании?

6. Закрепляете ли вы задачи за конкретными лицами в протоколе совещания?

7. Проверяете ли вы статус выполнения задач и по какому алгоритму?

8. Назначаете ли ответственного за подготовку к совещаниям и составление протоколов?

9. Существует ли в компании единое информационное поле для обсуждения результатов совещаний?

10. Владеете ли вы приемами удержания внимания? Контролируете ли вовлеченность участников совещания?

11. Устраиваете ли вы совещания в цехах и отделах?

12. Проводите ли расчет времени, затраченного на выездные совещания?

13. Организуете ли совещания там, где возникла проблема?

14. Фиксируете ли вы длительность совещаний?

15. Опаздываете ли вы или приглашенные лица на совещания? Можете назвать среднее время опозданий?

Посчитайте бюджет совещаний

Если в компании проходит одно совещание в день на полчаса и в нем участвуют три-четыре сотрудника при средней стоимости рабочего часа 625 руб. и среднемесячной зарплате 100 тыс. руб., то бюджет таких совещаний в месяц:

4 человека × 20 дней (среднее кол-во рабочих дней в месяце) × 625 руб. = 50 000 руб.

Теперь посчитайте, сколько денег компания теряет, если вы приглашаете на совещания слишком много участников или совещаетесь больше получаса и чаще чем один раз в день.

Внедрите в практику проводить короткие совещания не более 30 минут

Методика быстрых и результативных совещаний предполагает:

 1. На повестке дня не более трех вопросов.

2. Уберите из повестки все кроме важных вопросов. Вопросы информационного характера доводите адресной рассылкой документов.

Фиксируйте вопрос получения и ознакомления. Опросы и сбор обратной связи удобно проводить с помощью «Google Форм».

3. Доведите информацию о вопросах совещания заранее, участники должны прийти готовыми доложить по своему разделу вопросов.

4. Обзор проблемы должен быть кратким и информативным, без нагнетания обстановки. Для наглядности используйте дашборды.

5. Участники на совещании отключают мобильную связь и другие гаджеты.

6. На совещания вызывайте только лиц, принимающих решения и ответственных исполнителей. Никаких ИО и замом.

7. Определите конкретное лицо ответственное за исполнение вопроса совещания.

8. Совещания рекомендуется проводить непосредственно там, где возникла проблема.

9. Изменяйте привычные методы проведения совещания.  Ричард Брэнсон проводит совещания, где все участники стоят.

10. Ведите учет выполнения поручений, можно с помощью канбан-мониторинга.

Обучите сотрудников трем навыкам эффективных совещаний

Новые приемы проведения совещаний можно отрабатывать в Zoom: в базовом пакете услуг данного сервиса встроенный лимит не позволит проводить совещания дольше 40 минут.

Модерация. Ведущий совещания должен вовлекать участников в рабочий процесс, управлять разговором, составлять план встречи. В режиме онлайн модератор также должен иметь право выключить микрофон любому из участников при превышении лимита времени.

Фасилитация. Ведущий совещания должен обсуждать рабочие вопросы без эмоций и с учетом поставленных задач и регламента, то есть вести конструктивный управляемый диалог.

Трекинг. Ведущий совещания должен фокусировать внимание участников на теме встречи, а для этого устранять отступления от темы.

Приглашайте на совещания конкретных сотрудников с конкретными заданиями

Каждый сотрудник должен понимать свою роль на совещании: один рассказывает предысторию вопроса, второй юридическую составляющую, третий вопрос учета или списания и т. д.

Определите до встречи, как вы поймете, что совещание прошло успешно. Выработайте собственные маркеры и измерители успеха совещания.

По теме

Патрик Ленсиони. «Смерть от совещаний» (2004)