Технология оптимизации бизнес-процессов

Типовые ошибки оптимизации процессов

1.Оптимизация бизнес-процессов на основе интуиции.
2. Использование интуиции вместо технологий
3. Использование технологии оптимизации процессов не по назначению
4. Личное участие высших руководителей в работах по оптимизации

Оптимизация бизнес-процессов на основе интуиции. Одна из самых распространенных ошибок. Возникает, когда происходит срыв договоренностей на каком-то участке работы компании. Руководитель тут же дает команду на устранение подобных фактов в дальнейшей деятельности. Поскольку решение принимается в данном случае больше на эмоциональном уровне и без глубокого анализа, то реальная причина срыва договоренностей остается не устраненной.  И через какое-то время ситуация повторяется.

Использование интуиции вместо технологий происходит из-за слабого понимания различий в этих понятиях. Большинство технологичных решений находится на уровне элементарной логики. Их надо вовремя распознать и  применить. Но люди, которые оптимизируют процессы в компании часто путают понятия, что приводит к ошибкам и ситуация повторяется снова и снова.

Использование технологии оптимизации процессов не по назначению вытекает из не понимания процессной деятельности. Многие просто не понимают само понятие ПРОЦЕСС. Для стандарта ИСО данная ошибка является практически повсеместной и кроется в очень абстрактном определении процессов деятельности, а именно:

Процесс — совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, преобразующих входы в выходы

Определение очень общее. Под это определение в  одну кучу можно свалить процессы, проекты, задачи, функции. Но каждый вид деятельности имеет собственные инструменты управления. Для  процессов нужны  технологии описания, оптимизации и регламентации. Для этого вида деятельности данная технология дает максимально значимый эффект и ощутимый результат. Но данная технология однозначно не подходит для проектной деятельности и мало эффективна для несвязных функций. Для «Задач» же данная технология, практически, неприменима. В итоге эффект от проектов по оптимизации процессов деятельности зачастую равен нулю, так как в той или иной ситуации данную технологию применять было нельзя.

Личное участие высших руководителей в процессах  оптимизации снижает качество проработки деталей. Их мышление настроено глобально и может увести  в стратегическую область и кардинальную перестройку.

Оптимизировать процессы должны специалисты. Но руководители должны понимать, как работают специалисты, для того чтобы своевременно выделять проблемы, а затем правильно ставить задачи и принимать результаты.

Далее краткий обзор основ технологии оптимизации, для понимания принципов и основных правил оптимизации бизнес-процессов.

Два пути развития и улучшения бизнеса

При внесении изменений в деятельность компании есть опасность сломать непродуманными решениями налаженные и устоявшиеся процессы. С другой стороны надо постоянно заботиться об улучшении деятельности компании. И тут надо соблюсти баланс.

В настоящее время наше правительство как раз готовиться к такой оптимизации в области сокращения количества государственных служащих, занимающихся в основном сбором статистики. Данную работу хотят переложить на компьютеры. Что из этого получится, мы увидим в ближайшее время. Главное, чтобы не получилось — хотели как лучше, а  получилось как всегда.

Главное при оптимизации бизнес-процессов сформулировать четкие правила принятия решения. Так менеджер может принимать решение на сумму до 5 тыс. руб. начальник отдела до 50 тыс. руб., коммерческий директор до 500 тыс. руб. а все что свыше прерогатива генерального. При этом у  каждого расписан алгоритм действий в  пределах своей компетенции. Так у каждого появляется зона ответственности, и отсекается лишняя нагрузка на органы управления.

Этот прием оптимизации бизнес-процессов. Его отличие от реинжиниринга в данном случае — это скорость получения результата, объем работ и суть изменений. При оптимизации одно правило быстро доводится до исполнителя и настраивается на ходу. При реинжиниринге тщательно и долго разрабатывается взаимосвязанная система правил, потом она проверяется и часто реализуется с разработкой и внедрением различных форм автоматизации.

Том Давенпорт выделяет следующие различия между реинжинирингом и оптимизацией (усовершенствованием) бизнес-процессов:

У каждого подхода есть свои плюсы и минусы. Однозначного ответа на вопрос: «с какой скоростью надо менять бизнес-процессы?» нет. Ответ сильно зависит от конкретной ситуации в Компании.

Реинжиниринг нужен в тех случаях, когда на рынке произошли существенные изменения. Приведем несколько примеров:

• появился или скоро появится новый продукт, заменяющий выпускаемый нашей компанией;
• на наш национальный рынок выходят западные банки, предоставляющие кредиты за час;
• значительно выросла заработная плата (или энергоносители) и мы теряем конкурентоспособность (это при работе на экспорт);
• на наш рынок выходят крупные компании с наработанными технологиями производства, продаж, логистики и т.п.;
• конкуренты провели или проводят реинжиниринг и вообще что-то готовят …

А оптимизация бизнес-процессов нужна, когда есть накладки в деятельности компании: товар приходит с опозданием, только десятая часть переговоров заканчивается продажей, поступают жалобы от получателей, от поставщиков. То есть в компании все хорошо, но есть возможности для улучшений.

 Однако все же  эти различия можно считать достаточно условными. Очень часто оптимизация перетекает в реинжиниринг.

В следующих статьях мы расскажем о технологиях и основных принципах проведения оптимизации и реинжиниринга бизнес-процессов.

Вы можете провести аудит Вашей компании бесплатно и получить 5 рекомендаций по увеличению продаж и прибыли. Для этого вам достаточно заполнить форму справа и мы свяжемся с вами в удобное для вас время.
Данное предложение адресовано только для представителей микро бизнеса, для всех остальных условия привлечения наших специалистов оговариваются индивидуально.