Технология оптимизации бизнес-процессов

reinzhiniringТиповые ошибки оптимизации процессов

1.Оптимизация бизнес-процессов на основе интуиции.
2. Использование интуиции вместо технологий
3. Использование технологии оптимизации процессов не по назначению
4. Личное участие высших руководителей в работах по оптимизации

Оптимизация бизнес-процессов на основе интуиции. Одна из самых распространенных ошибок. Возникает, когда происходит срыв договоренностей на каком-то участке работы компании. Руководитель тут же дает команду на устранение подобных фактов в дальнейшей деятельности. Поскольку решение принимается в данном случае больше на эмоциональном уровне и без глубокого анализа, то реальная причина срыва договоренностей остается не устраненной.  И через какое-то время ситуация повторяется.

Использование интуиции вместо технологий происходит из-за слабого понимания различий в этих понятиях. Большинство технологичных решений находится на уровне элементарной логики. Их надо вовремя распознать и  применить. Но люди, которые оптимизируют процессы в компании часто путают понятия, что приводит к ошибкам и ситуация повторяется снова и снова.

Использование технологии оптимизации процессов не по назначению вытекает из не понимания процессной деятельности. Многие просто не понимают само понятие ПРОЦЕСС. Для стандарта ИСО данная ошибка является практически повсеместной и кроется в очень абстрактном определении процессов деятельности, а именно:

Процесс — совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, преобразующих входы в выходы

Определение очень общее. Под это определение в  одну кучу можно свалить процессы, проекты, задачи, функции. Но каждый вид деятельности имеет собственные инструменты управления. Для  процессов нужны  технологии описания, оптимизации и регламентации. Для этого вида деятельности данная технология дает максимально значимый эффект и ощутимый результат. Но данная технология однозначно не подходит для проектной деятельности и мало эффективна для несвязных функций. Для «Задач» же данная технология, практически, неприменима. В итоге эффект от проектов по оптимизации процессов деятельности зачастую равен нулю, так как в той или иной ситуации данную технологию применять было нельзя.

Личное участие высших руководителей в процессах  оптимизации снижает качество проработки деталей. Их мышление настроено глобально и может увести  в стратегическую область и кардинальную перестройку.

Оптимизировать процессы должны специалисты. Но руководители должны понимать, как работают специалисты, для того чтобы своевременно выделять проблемы, а затем правильно ставить задачи и принимать результаты.

Далее краткий обзор основ технологии оптимизации, для понимания принципов и основных правил оптимизации бизнес-процессов.

Два пути развития и улучшения бизнеса

При внесении изменений в деятельность компании есть опасность сломать непродуманными решениями налаженные и устоявшиеся процессы. С другой стороны надо постоянно заботиться об улучшении деятельности компании. И тут надо соблюсти баланс.

В настоящее время наше правительство как раз готовиться к такой оптимизации в области сокращения количества государственных служащих, занимающихся в основном сбором статистики. Данную работу хотят переложить на компьютеры. Что из этого получится, мы увидим в ближайшее время. Главное, чтобы не получилось — хотели как лучше, а  получилось как всегда.

Главное при оптимизации бизнес-процессов сформулировать четкие правила принятия решения. Так менеджер может принимать решение на сумму до 5 тыс. руб. начальник отдела до 50 тыс. руб., коммерческий директор до 500 тыс. руб. а все что свыше прерогатива генерального. При этом у  каждого расписан алгоритм действий в  пределах своей компетенции. Так у каждого появляется зона ответственности, и отсекается лишняя нагрузка на органы управления.

Этот прием оптимизации бизнес-процессов. Его отличие от реинжиниринга в данном случае — это скорость получения результата, объем работ и суть изменений. При оптимизации одно правило быстро доводится до исполнителя и настраивается на ходу. При реинжиниринге тщательно и долго разрабатывается взаимосвязанная система правил, потом она проверяется и часто реализуется с разработкой и внедрением различных форм автоматизации.

Том Давенпорт выделяет следующие различия между реинжинирингом и оптимизацией (усовершенствованием) бизнес-процессов:

Таблица 1.
Наименование параметра Оптимизация Реинжиниринг
Уровень изменений Наращиваемый Радикальный
Начальная точка Существующий процесс «Чистый лист»
Частота изменений Непрерывно/
единовременно
Единовременно
Требуемое время Короткое Длительное
Направление Снизу вверх Сверху вниз
Охват Узкий,
на уровне функций
Широкий, межфункциональный
Риск Умеренный Высокий
Основное средство Статистическое
управление
Информационные
технологии
Тип изменений Культурный Культурный/
Структурный

У каждого подхода есть свои плюсы и минусы. Однозначного ответа на вопрос: «с какой скоростью надо менять бизнес-процессы?» нет. Ответ сильно зависит от конкретной ситуации в Компании.

Реинжиниринг нужен в тех случаях, когда на рынке произошли существенные изменения. Приведем несколько примеров:

  • появился или скоро появится новый продукт, заменяющий выпускаемый нашей компанией;
  • на наш национальный рынок выходят западные банки, предоставляющие кредиты за час;
  • значительно выросла заработная плата (или энергоносители) и мы теряем конкурентоспособность (это при работе на экспорт);
  • на наш рынок выходят крупные компании с наработанными технологиями производства, продаж, логистики и т.п.;
  • конкуренты провели или проводят реинжиниринг и вообще что-то готовят …

А оптимизация бизнес-процессов нужна, когда есть накладки в деятельности компании: товар приходит с опозданием, только десятая часть переговоров заканчивается продажей, поступают жалобы от получателей, от поставщиков. То есть в компании все хорошо, но есть возможности для улучшений.

 Однако все же  эти различия можно считать достаточно условными. Очень часто оптимизация перетекает в реинжиниринг.

В следующих статьях мы расскажем о технологиях и основных принципах проведения оптимизации и реинжиниринга бизнес-процессов.

Вы можете провести аудит Вашей компании бесплатно и получить 5 рекомендаций по увеличению продаж и прибыли. Для этого вам достаточно заполнить форму справа и мы свяжемся с вами в удобное для вас время.
Данное предложение адресовано только для представителей микро бизнеса, для всех остальных условия привлечения наших специалистов оговариваются индивидуально.

 

Отправить ответ

Оставьте первый комментарий!

Войти с помощью: 
Notify of
avatar
wpDiscuz